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August 7, 2020

由舊式Excel記帳到Odoo應用 跟上時代步伐 提高效率

而Excel試算表無法檢查數字是否等於真實結果。即使作為保存數據的簡單媒介,很難追踪各種表格中的分類帳和發票。

  • Tags

    accounting, case study, odoo erp

地點:巴基斯坦

行業:物流

使用的Odoo應用程式功能:會計(Account),銷售(Sales),客戶管理(CRM),文件管理(Documents),網站(Website Builder),項目(Project),Studio

K公司成立於1981年,一家專業的海關經紀公司,已獲得巴基斯坦海關當局許可,幫助進出口商滿足巴基斯坦對聯邦政府的要求。它們在巴基斯坦主要銀行的認可小組中,為各種進出口商提供清關解決方案。

老舊式記帳法

隨著許多中小企公司業務起步,K公司既使用電子表格,又使用老式的舊紙筆記。前者主要用於分類帳目,發票,報價和費用,後者則用於企業的一般業務。

 

相信大部份企業記帳時都有過這樣的經驗:使用Excel試算表記帳,經過一段時間後發現資料十分不可靠,導致財務報告數字不准確

由於Excel試算表是由K公司員工手動輸入資料編制,工作量大而且內容重覆,必然會有機會出錯。更何況在財務報告中,單個小數點的錯位將積累大量錯誤信息,而Excel試算表無法檢查數字是否等於真實結果。即使作為保存數據的簡單媒介,很難追踪各種表格中的分類帳和發票。

從Excel表格到卓越業務成就

K公司最初在2016年在租用的服務器上採用了Odoo ERP的免費版本,在短短幾個月內,他們能夠認識到日常運作性能的提高,並選擇了付費版本Odoo Enterprise,所有數據放在我們Odoo的雲端伺服器;存取資料再無時間地域限制。K公司套用了Odoo Enterprise所提供的多個功能應用程式,足以應付每日業務營運。

 

「我們的合作效率已大大提高,與同事和客戶的交流從未如此方便。」
K公司運營經理

實時更新資料

使用雲端伺服器的軟件,公司可以立即獲取和更新所有記錄。由於Odoo ERP系統已完全整合並與所有員工的更新保持同步,消除了以往另一名員工在電腦上擁有同一文檔的更新版本的問題,大家都可以在最新的檔案上作業。

 

「Odoo符合我們的業務戰策略,具有最佳的功能整合解決方案而具且定期更新,以跟上動態市場的步伐。」
K公司總經理

「通過分析會計功能,我們能夠知道單批貨物通關產生的詳細費用。利用自動開票功能,可以自動開與單次裝運相關的所有費用。 Odoo為我們提供了一個一體式整合解決方案,不僅適用於會計,還適用於許多其他業務流程。」
K公司CEO

 

Odoo Projects幫助公司從一個位置到另一個位置追蹤其海關,同時以有組織的方式將某些任務分配給其員工。他們同時安裝了Odoo Documents,此功能讓他們可以安全地掃描和存儲所有文件以進行裝運及清關。

有了Odoo網站,K公司才得以使用自助建立網站介面開發一個新網站,減少了員工的工作時數和工作量。每個客戶都可以登錄其K公司網站並查看其報價,發票和貨物裝運狀態。在Odoo Studio的幫助下,他們可以根據其當前的業務模型不斷跟據公司業務需求,自行設定Odoo使用介面和相關功能。

 

「Odoo改善了我們的業務! 這是一個非常經濟高效的IT解決方案。 通過節省所有員工的時間並改善工作流程,使他們可以專注於主要的重要業務,從而提高了我們的業務生產效率。實時的自定義報告和儀表板可幫助我獲得公司的見解。 它有助於我做出重要的戰略決策。」
K公司CEO

Source: Odoo

ENICORN LIMITED – ODOO ERP香港區合作伙伴

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